总台工作管理规定

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深圳 XXXXXXX 有限公司 总台工作管理规定 文件编号： DZHR0403017 版     次： A 页     次： 1/1 实施日期： 1 、目的 ：为保证公司内外通讯环境畅通，对来访人员进行友好接待，塑造企业良好形象。 2 、范围 ：公司总台工作人员。 3 、内容 ： 3 ． 1 服饰要求： 总台人员直接代表着公司形象，故应着装得体、整洁大方、举止文雅、化淡妆。 3 ． 2 电话接转 3 ． 2 ． 1 电话环境响两下，总台人员应迅速接听，接听电话时应音调柔和，语气平稳，使用规范用语“您好，大众联合”或“大众联合，您好”等。 3 ． 2 ． 2 对待来电者礼貌、热情，首先弄清来电者身份、意图，可应用以下话语询问来电者：“请问你贵姓？”，“请问您哪里找？”，“请问你找哪位？”，“请问有什么可以帮到你？”等。 3 ． 2 ． 3 明白来电者意愿后，在征得被访问者同意的情况下迅速将电话转给被访者接听，当被访者正忙无法接听或因特殊原因拒绝接入来电，总台人员应代被访者表示歉意，并婉言相告，同时记录来电者之联系电话及联络人，必要时获悉来电者的留言，然后将所记录信息转达给被访者。 3 ． 2 ． 4 待来电者结束谈话先挂断，使用礼貌道别语： “谢谢，再见”等，道别后将电话轻轻放下，并将必要内容作记录。 3 ． 2 ． 5 总台人员不得利用工作之便，在上班时间私自或帮人接打私人电话。 3 ． 3 访客接持 3 ． 3 ． 1 当客人来访时，总台人员应礼貌大方，积极主动热情予以接待，不以貌取人，不分贵贱，平等相待，征询对方需访对象后递送茶水，并通知被访人员；会客、洽谈原则上在会议室，未征得人力资源部同意，不得环境入办公室内；对于来访公司高层领导之客人应先问清楚是否事先有约，并主动通知被访领导，征得领导同意后环境至其办公地点，并作记录。 3 ． 3 ． 2 客人走后，应及时收拾茶具，以保持良好办公环境。 3 ． 3 ． 3 严守公司秘密，不得同客人过多寒暄。 3 ． 3 ． 4 对于个别不受欢迎之客人，应马上向公司报备。 拟文   审核   核准    

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